Những điều cần biết về quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng trong doanh nghiệp

Những điều cần biết về quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng trong doanh nghiệp

[a1]

Ứng trước là một hoạt động rất phổ biến trong hoạt động sản xuất – kinh doanh của một doanh nghiệp đòi hỏi phải có chứng từ kế toán chặt chẽ. Trên thực tế, một số doanh nghiệp không coi trọng khâu thanh toán tạm ứng. Có thể do áp lực tiến độ công việc nên “đi du lịch” cho các khoản tạm ứng khi chưa có chứng từ hoặc báo cáo chậm,… dẫn đến việc quản lý tạm ứng khó khăn, mất kiểm soát. kiểm soát, có thể làm thất thoát tài sản của doanh nghiệp. Trong bài viết hôm nay, hãy cùng nguonhanggiasi.orgtìm hiểu quy trình ứng trước và thanh toán trước trong doanh nghiệp Xin vui lòng.

1. Nguyên tắc hạch toán tạm ứng

Nguyên tắc kế toán tạm ứng bao gồm những gì?

  • Người nhận tạm ứng phải là người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp. Người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản lý điều hành) phải được Giám đốc (Tổng giám đốc) chỉ định bằng văn bản.
  • Người nhận tạm ứng (với tư cách cá nhân hoặc tập thể) phải chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp về số tạm ứng và chỉ được sử dụng tiền tạm ứng đúng mục đích, nội dung công việc đã được phê duyệt.
  • Khi hoàn thành và hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ và lần cuối (theo từng lần, từng khoản) số tiền tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng. và phần chênh lệch giữa số nhận trước và số đã sử dụng (nếu có).
  • Số tiền tạm ứng đã sử dụng không hết, không hoàn nhập quỹ thì phải khấu trừ vào lương của người nhận tiền. Người nhận tạm ứng không được chuyển khoản tạm ứng cho người khác sử dụng. Trường hợp bội chi số tiền nhận tạm ứng, doanh nghiệp sẽ thanh toán phần còn thiếu.
  • Số tiền tạm ứng kỳ trước phải trả hết trước khi nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình thu, chi tiền tạm ứng cho từng người nhận tạm ứng.

Xem thêm: Hướng dẫn chung cách kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán

2. Xử lý và ứng trước hồ sơ

Bước 1: Nhân viên lập phiếu yêu cầu ứng tiền

Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ có những nghiệp vụ kinh tế cần đến một khoản tiền mặt để thực hiện công việc. Do đó, nhân viên của công ty sẽ đưa ra yêu cầu tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ.

Đơn đề nghị thanh toán tiền tạm ứng – Mẫu số 03-TT theo Thông tư 200/2014 / TT-BTC:

Đơn xin ứng trước

Yêu cầu: ghi đúng và đầy đủ các nội dung trong đơn

Bước 2: Nhân viên chuẩn bị đơn yêu cầu tạm ứng và trình quản lý phê duyệt

Sau khi nhân viên hoàn thành yêu cầu soạn thảo, trình trưởng bộ phận hoặc trưởng phòng duyệt và ký

Bước 3: Trình giám đốc ký duyệt trước

Khi trưởng bộ phận duyệt, nhân viên trình giám đốc xét duyệt tạm ứng.

Bước 4: Chuyển cho kế toán thanh toán và viết séc

Kế toán thanh toán sẽ kiểm tra tính chính xác của các thông tin trên phiếu tạm ứng để viết giấy tạm ứng và ký vào người lập chứng từ.

Phiếu thu tiền đặt trước – Mẫu số 02-TT theo Thông tư 200/2014 / TT-BTC

Hình thức thanh toán trước

Bước 5: Chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt

Kế toán thanh toán ghi phiếu chi chuyển cho Kế toán trưởng kiểm tra và ký duyệt tạm ứng.

Bước 6: Trình Giám đốc phê duyệt

Sau khi kế toán trưởng ký séc, kế toán thanh toán chuyển séc cho giám đốc ký duyệt.

Bước 7: Thu ngân thanh toán tiền cho nhân viên

Căn cứ vào tờ séc có đầy đủ chữ ký của: người đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và giám đốc, thủ quỹ sẽ thanh toán số tiền đã đề nghị trên giấy tạm ứng cho người lao động.

Bước 8: Hạch toán và lưu trữ chứng từ

  • Kế toán thanh toán ghi vào tài khoản kế toán, ghi sổ sách theo đúng đối tượng.
  • Thủ quỹ có trách nhiệm lưu giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu theo quy định gồm: Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi có đầy đủ nội dung và chữ ký của các thành viên tham gia.

Kinh doanh hiệu quả hơn với phần mềm quản lý bán hàng nguonhanggiasi.org

Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho, đơn hàng, khách hàng và dòng tiền

Dùng thử miễn phí

3. Quy trình và chứng từ thanh toán tạm ứng

Quy trình và chứng từ thanh toán tạm ứng

Bước 1: Nhân viên tập hợp đầy đủ các chứng từ phát sinh liên quan để yêu cầu thanh toán

Khi hoàn thành công việc được giao, nhân viên sẽ tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh liên quan để yêu cầu thanh toán xem tổng số tiền đã thực chi là bao nhiêu.

Bước 2: Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn chứng từ.

  • Phiếu do nhân viên chuyển cho kế toán thanh toán để kiểm tra, rà soát tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ.
  • Hóa đơn GTGT phải đảm bảo: tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp
  • Các khoản chi không có hóa đơn phải lập bảng kê mẫu 01 / TNDN (theo Thông tư 78/2014 / TT-BTC)

Bảng kê mẫu 01 / TNDN (theo Thông tư 78/2014 / TT-BTC)

  • Nhận hóa đơn phải có danh sách món ăn kèm theo

Bước 3: Kế toán trưởng kiểm tra và duyệt

Kế toán thanh toán chuyển phiếu tạm ứng cho kế toán trưởng kiểm tra và ký duyệt chi.

Bước 4: Giám đốc ký duyệt

Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, kế toán thanh toán chuyển phiếu chi cho giám đốc ký.

4. Thủ tục thanh toán trước

Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ đã ký đầy đủ, kế toán thanh toán lập giấy đề nghị hoàn trả.

Nếu cuối kỳ chưa chi hết số tiền tạm ứng.

  • Người lao động có thể hoàn trả số tiền còn lại (nếu còn tạm ứng cho đối tượng này)
  • Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để bù trừ

Nếu cuối kỳ thanh toán vượt mức tạm ứng

  • Người lao động có thể tiếp tục đề nghị tạm ứng vào kỳ sau (nếu đối tượng này vẫn tạm ứng)
  • Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để bù trừ

Hi vọng bài viết này đã mang đến những thông tin hữu ích về kế toán tạm ứng, thu chi tạm ứng để các bạn có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

[a2]

Tham khảo: Nhanh.vn, internet

admin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *