Nếu không dùng phần mềm, thì đây là 5 mẫu file Excel bạn cần phải có để quản lý công việc bán hàng

Nếu không dùng phần mềm, thì đây là 5 mẫu file Excel bạn cần phải có để quản lý công việc bán hàng

[a1]

Công việc kinh doanh không bao giờ là đơn giản vì chúng ta cần tiếp xúc với rất nhiều nguồn thông tin và dữ liệu khác nhau. Bên cạnh đó, để kinh doanh hiệu quả thì những con số thống kê, tính toán thu được phải rất nhanh và chính xác. Vì vậy, phần mềm được thiết kế để tối ưu hóa việc quản lý doanh nghiệp luôn là lựa chọn số một. Tuy nhiên, nếu không sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, người bán hàng có thể cân nhắc 5 mẫu file Excel dưới đây để quản lý công việc bán hàng một cách thông minh và tiết kiệm.

1. Tại sao sử dụng file Excel để quản lý công việc bán hàng

1.1. Xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác và khoa học

Trong thời đại mà công nghệ số đang trở thành lợi thế cho mọi doanh nghiệp để tạo ra sức cạnh tranh và sự vượt trội thì việc áp dụng các file dữ liệu trên máy tính là điều phổ biến. Hồ sơ sổ sách sẽ khiến người quản lý đau đầu mỗi khi phải thống kê, tra cứu những số liệu phức tạp hoặc trong nhiều năm dài. Đôi khi, sai sót cũng phát sinh trong quá trình tìm kiếm thủ công đó và dẫn đến nhiều hệ lụy. Khả năng lưu giữ và bảo mật cũng không được đảm bảo. Thay vào đó, nếu sử dụng file Excel để quản lý bán hàng, bạn có thể giải quyết tương đối triệt để các vấn đề trên.

Bảng tính Excel ra đời để thống kê các con số theo đúng trình tự, thao tác ký hiệu đơn giản, dễ nhìn để khi xem lại hoặc theo dõi thông tin, người dùng có thể nhìn từ tổng quan đến chi tiết. Khi người dùng sử dụng các hàm tính toán có sẵn để tính toán, kết quả luôn cho ra con số chính xác tuyệt đối và cực kỳ nhanh chóng nếu tất cả dữ liệu bạn nhập vào không bị sai. Cùng với đó, các tiện ích như bộ lọc dữ liệu, công cụ tìm kiếm đơn giản sẽ giúp chủ cửa hàng không mất thời gian tra cứu thông tin khi cần.

1.2. Dung lượng lưu trữ lớn

Với Excel, bạn sẽ không cần lo lắng về dung lượng, khả năng lưu trữ thông tin lớn sẽ giúp cửa hàng của bạn quản lý thông tin theo chuỗi, dễ dàng đối chiếu theo thời gian và cung cấp cho bạn nguồn thông tin bất cứ khi nào bạn cần. Bạn sẽ không sợ mất dữ liệu xảy ra khi ghi chép bằng sổ. Cũng sẽ không xảy ra trường hợp thông tin bị nhòe, vỡ như cách làm thủ công trước đây.

Ngoài ra, các lỗi còn được khắc phục bằng các thao tác đơn giản trên máy tính giúp quản lý dữ liệu đầu vào, đầu ra của bạn chính xác đến từng chi tiết nhỏ. Nhờ đó, hiệu quả đo lường sẽ được phát huy hiệu quả hơn bao giờ hết trong hoạt động kinh doanh.

1.3. Miễn phí

Excel ngày càng trở nên phổ biến và được sử dụng rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực, đặc biệt là trong công việc quản lý doanh nghiệp – công việc ưu tiên tính toán số lượng và tối ưu hóa dữ liệu đầu vào. Với rất nhiều tiện ích đi kèm, Excel là một công cụ hoàn toàn miễn phí.

Với các bản tải xuống rất đơn giản, bạn có thể bắt đầu sử dụng công cụ mạnh mẽ này để quản lý thông tin bạn cần để nắm bắt doanh nghiệp của mình trong các tệp dữ liệu hữu ích mọi lúc. mọi nơi.

Đặc biệt hơn, các mẫu file Excel quản lý bán hàng hiệu quả đang được chia sẻ rộng rãi, chỉ cần bấm Tải về là bạn có thể sử dụng mẫu mà không cần suy nghĩ về bố cục hay các chức năng sử dụng. sử dụng. Sau đây nguonhanggiasi.orgxin giới thiệu đến các bạn 5 mẫu file Excel cần có để quản lý bán hàng, nếu chưa sử dụng phần mềm hãy theo dõi phần tiếp theo.

2. 5 mẫu Excel cần thiết để quản lý công việc bán hàng

2.1. Tệp quản lý sản phẩm

Dù bạn kinh doanh gì, ở lĩnh vực nào thì sản phẩm luôn là trung tâm của mọi giao dịch và phải có sản phẩm để bắt đầu kinh doanh. Vì vậy, hồ sơ Quản lý sản phẩm sẽ là hồ sơ bắt buộc đầu tiên khi kinh doanh. Có thể thời gian đầu, số lượng hàng nhập hoặc sản xuất ít, tôi có thể nắm bắt thông qua cách ghi chép đơn giản, nhưng muốn công việc phát triển thì chủ cửa hàng phải là người hiểu rõ mình nhất. Đang kinh doanh bao nhiêu loại mặt hàng, số lượng mỗi loại bao nhiêu, mẫu mã, màu sắc, tính chất của từng loại như thế nào,… Và để nắm được những thông tin cơ bản trên, đơn giản, bạn chỉ cần sử dụng file Excel quản lý sản phẩm.

File quản lý sản phẩm sẽ bao gồm những thông tin cơ bản và chi tiết nhất (nếu cần) về mặt hàng bạn đang kinh doanh. Nó sẽ bao gồm các mục sau:

Tên hàng hóa

  • Hàng hóa
  • Mã hàng hóa
  • Đơn vị
  • Số lượng hàng hoá
  • Giá bán

Tệp quản lý sản phẩm

Tệp quản lý sản phẩm

Tùy theo đặc điểm của từng loại mặt hàng khác nhau mà thông tin cần lưu ý và mức độ chi tiết cũng khác nhau. Nhưng chủ cửa hàng nên kể chi tiết đặc điểm của mặt hàng ngay từ đầu để có sự phân loại hàng hóa rõ ràng và thống nhất, sau này việc quản lý và bán hàng cũng dễ dàng hơn rất nhiều.

Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn

Quản lý chặt chẽ dòng tiền, đơn hàng, nhân viên chỉ với 8k / ngày

xem thêm

2.2. Tệp quản lý bán hàng

Khi đưa sản phẩm ra thị trường và bắt đầu hoạt động kinh doanh thì doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động bán hàng là điều mà các chủ cửa hàng rất quan tâm, khi số lượng hàng hóa nhiều thì chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng cũng tăng lên, số lượng của khách hàng cũng biến động theo từng thời điểm, vì vậy cần lập hồ sơ quản lý bán hàng để thống kê thông tin theo thời gian. tin tức trên. Khi đó, chủ cửa hàng có thể thấy ngay sự biến động về doanh thu, lãi lỗ khi nhìn vào bảng số liệu, từ đó sẽ có những thay đổi phù hợp để tối ưu hóa các khâu nhằm tăng lợi nhuận.

Trong hồ sơ quản lý bán hàng cần thiết lập các thông tin cơ bản như sau:

  • Mã hàng hóa
  • Tên sản phẩm
  • Bảng giá
  • Tên khách hàng
  • Số tiền
  • Thời gian
  • Ghi chú

File excel quản lý bán hàng

Tệp quản lý bán hàng

Những dữ liệu thô này sẽ là một trong những căn cứ quan trọng để chủ cửa hàng đánh giá hiệu quả kinh doanh của mình, vì vậy thông tin cần phải thật chi tiết và chính xác.

2.3. Tệp quản lý nhập và xuất

Sản phẩm và doanh số bán hàng là thông tin rất quan trọng khi chúng ta bắt đầu kinh doanh, vì nó liên quan trực tiếp đến quá trình bán hàng. Nhưng ở các giai đoạn trước và sau khi bán sản phẩm, số liệu cần cung cấp và thống kê cũng rất quan trọng như quản lý xuất nhập tồn, thu chi, công nợ hay quản lý khách hàng.

Trước hết, file quản lý xuất nhập khẩu là file liên quan đến thông tin sản phẩm cũng quan trọng không kém file quản lý sản phẩm vì nó thể hiện nguồn hàng dồi dào hay khan hiếm khi nhìn vào số liệu. và cho biết liệu việc bán sản phẩm đó có triển vọng hay không khi xem dữ liệu khoảng không quảng cáo. Nếu những thông tin này mập mờ, không rõ ràng, khớp nhau thì chắc chắn dòng tiền ra vào đang gặp vấn đề, hơn nữa người giao hàng sẽ không nắm bắt được xu hướng thị trường để kịp thời thay đổi. phù hợp, và có nhiều hệ quả phát sinh theo đó.

Do đó, thông tin trong tệp Excel quản lý kho cần cung cấp các dữ liệu sau để:

  • Ngày / tháng / năm giao dịch
  • Chứng từ giao dịch
  • Mã hàng hóa, tên hàng hóa
  • Đơn vị
  • Số tiền
  • Đơn giá
  • thành tiền
  • Ghi chú

Tệp quản lý nhập và xuất

Tệp quản lý nhập và xuất

Những thông tin này vừa giúp chủ cửa hàng quản lý được dòng tiền để hoạt động kinh doanh, vừa là cơ sở để dự báo số lượng, chủng loại hàng hóa cần nhập cho lần sau để đáp ứng đúng và đủ nhu cầu của khách hàng. hàng. Bởi sự nhanh nhạy, thích ứng với thị trường sẽ làm tăng khả năng cạnh tranh và tồn tại của doanh nghiệp.

2.4. Tệp quản lý khách hàng

Khi thị trường có quá nhiều đối thủ cạnh tranh, khi mọi sản phẩm đều được chủ hàng chú trọng để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng thì cạnh tranh lại nằm ở khâu dịch vụ. Khách hàng sẽ để ý xem mình quan tâm như thế nào, chế độ ưu đãi có tốt không để so sánh và chọn mua của bạn hay đối thủ. Vì vậy, một file quản lý khách hàng là rất cần thiết giúp chủ shop lưu lại thông tin khách hàng đã mua hàng của mình, theo dõi hành trình khách hàng để có những cách thu hút khách hàng hiệu quả nhất. và giữ chân khách hàng tiếp tục sử dụng sản phẩm của bạn.

Dữ liệu khách hàng cũng rất đơn giản, bao gồm:

  • Tên khách hàng
  • Mã khách hàng
  • số điện thoại
  • Địa chỉ
  • Email (nếu cần)
  • Số lần mua sản phẩm

Tệp quản lý khách hàng

Tệp quản lý khách hàng

Trong thời đại mạng xã hội bùng nổ như hiện nay, việc tiếp cận và chăm sóc khách hàng trên nền tảng công nghệ cũng là một mũi tên trúng nhiều đích để tăng sức cạnh tranh và cơ hội phát triển, mở rộng.

Xem thêm: QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG BẰNG FILE EXCEL HIỆU QUẢ

2.5. Hồ sơ quản lý thu, chi, công nợ

Các con số thu chi, công nợ đối với một doanh nghiệp có ý nghĩa sống còn, vì nó quyết định dòng tiền của các hoạt động kinh doanh. Nếu quản lý tốt dữ liệu này, chủ cửa hàng có thể hạn chế tối đa việc thất thoát vốn, khách chậm thanh toán gây thiếu hụt nguồn đầu tư. Đơn vị kinh doanh cũng có thể thống kê chi tiết hoạt động bán hàng, công nợ để tính toán lại và giải ngân cho từng thời điểm, thu nợ vay, ổn định nguồn vốn để tiếp tục. hoạt động kinh doanh trong kỳ tiếp theo.

Sẽ có 2 loại hồ sơ quản lý công nợ.

– Loại 1, tệp quản lý công nợ phải thu, phải trả. Các khoản nợ được chia thành nợ phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp nên tùy theo tính chất khác nhau của khoản nợ mà lựa chọn số liệu đầu vào cho phù hợp. Về cơ bản, hồ sơ các khoản phải trả, phải thu sẽ bao gồm các khoản sau:

  • Mã khách hàng / nhà cung cấp
  • Tên đầy đủ của khách hàng và nhà cung cấp
  • Phân loại khách hàng và nhà cung cấp
  • Dữ liệu gồm 2 cột phải thu và phải trả
  • Địa chỉ
  • số điện thoại

Tệp quản lý các khoản phải trả và phải thu

Tệp quản lý các khoản phải trả và phải thu

Ngoài ra còn có các file công nợ phải trả sẽ trình bày chi tiết hơn về thời gian thu tiền, số tiền phải trả đầu kỳ, số tiền cuối kỳ là bao nhiêu như sau:

Hồ sơ các khoản phải trả và phải thu

Tập tin các khoản phải trả và phải thu

– Loại 2, tệp quản lý các khoản nợ phát sinh, đến hạn, quá hạn. Đúng như tên gọi, tập tin quản lý này sẽ quản lý công nợ theo thời gian. Dựa vào đó, bạn có thể theo dõi tình hình bán hàng, thu tiền của nhân viên, tình trạng mua hàng của khách và hàng của nhà cung cấp, theo dõi tình hình công nợ với từng khách hàng. , từng nhà cung cấp tại từng thời điểm.

Để quản lý công nợ này, chủ cửa hàng cần lập hai tệp: tệp quản lý bán hàng và thu tiền của nhân viên và tệp báo cáo tình hình mua và cung cấp hàng hóa của khách hàng và nhà cung cấp.

Với file quản lý bán hàng và thu tiền của nhân viên cần cung cấp các thông tin sau:

  • Mã sản phẩm
  • Người bán hàng
  • Doanh số trong tháng
  • Thu tiền
  • Mục tiêu
  • Tỷ lệ hoàn thành

Hồ sơ quản lý bán hàng của nhân viên

File quản lý bán hàng và thu tiền của nhân viên

Trong file báo cáo tình hình mua và cung cấp hàng hóa của khách hàng và nhà cung cấp, người lập cần tạo các thông tin cơ bản sau:

  • Ngày nhận
  • Mã khách hàng
  • Tên khách hàng
  • Nhân Viên
  • Số tiền
  • Hình thức thanh toán gồm 2 cột trả ngay và trả sau với số tiền tương ứng
  • Nợ còn lại

Hồ sơ báo cáo mua hàng

Báo cáo tình hình mua và cung cấp hàng hóa của khách hàng và nhà cung cấp

3. Những lưu ý khi sử dụng file Excel để quản lý công việc bán hàng

Trên đây là 5 mẫu file Excel mà nguonhanggiasi.orgđã tổng hợp để các bạn có thể áp dụng vào mô hình kinh doanh của mình một cách hiệu quả. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý những điều sau khi sử dụng tệp Excel để quản lý bán hàng:

Các tệp Excel có sẵn và hoạt động đơn giản, nhưng để có kết quả chính xác đòi hỏi người dùng phải hiểu biết về các hàm tính toán của Excel. Nếu không, bạn sẽ gặp rất nhiều vấn đề với việc xác minh các con số và bối rối về cách xử lý dữ liệu.

Các tệp Excel chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ. Khi hàng hóa ngày càng đa dạng và phức tạp, quy mô kinh doanh mở rộng thì việc quản lý đồng bộ là cần thiết. Excel tuy có dung lượng lớn nhưng vẫn chưa có khả năng tích hợp và đồng bộ hóa cao.

Vì vậy, bạn nên xem xét mô hình kinh doanh của mình hiện tại và tương lai gần ở mức độ nào để có thể lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp và tối ưu nhất.

Trên đây là những chia sẻ của Nhanh.vn, mong rằng bài viết giúp ích được cho bạn. Chúc may mắn !

[a2]

Tham khảo: Nhanh.vn, internet

admin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *