Làm thế nào để quản lý hàng nhập kho tốt nhất?

Làm thế nào để quản lý hàng nhập kho tốt nhất?

[a1]

Nếu số lượng hàng bạn nhập về không nhiều, chủng loại không quá đa dạng, quy mô kinh doanh nhỏ lẻ thì vấn đề quản lý hàng hóa nhập khẩu không quá phức tạp.

Nhưng nếu ngược lại, bạn phải nhập hàng trăm lô hàng mỗi tháng, thậm chí hàng tuần thì việc nhập kho như thế nào để đảm bảo hàng hóa đủ số lượng và tiêu chuẩn chất lượng là điều không hề đơn giản.

Đừng quá lo lắng về điều đó, hãy cùng tìm hiểu một số kinh nghiệm giúp bạn nhận hàng nhập kho một cách tốt nhất.

Nhân viên kho hàng của Amazon chuẩn bị cho thời gian bận rộn nhất trong năm của họ

Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho?

1. Chuẩn bị kho

Để đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc, điều quan trọng nhất là bạn phải làm tốt công tác chuẩn bị. Tiền tài khoáng đạt, khi mọi thứ đã sẵn sàng, quá trình làm việc của bạn luôn dễ dàng hơn. Trong việc nhập hàng cũng vậy, việc chuẩn bị tốt kho hàng sẽ giúp bạn nhập hàng thuận lợi hơn.

  • Sắp xếp kho khoa học

Nhà kho phải luôn sạch sẽ, gọn gàng, có đủ không gian trống cho lô hàng sắp tới. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết: Chỉ cần 5 cách sắp xếp kho này giảm ngay 50% thời gian lấy hàng để sắp xếp hàng hóa một cách khoa học.

Bạn nên dành thời gian để kiểm tra hàng tồn kho của mình, đảm bảo rằng nó không quá nhiều, chuyển đến cửa hàng hoặc sắp xếp gọn gàng trên các kệ.

  • Sắp xếp nhân sự trong kho

Ngoài việc chuẩn bị mặt bằng, chuẩn bị kho còn phải bố trí nhân viên quản lý, bốc xếp, nhận hàng. Trước khi chuyển hàng, bạn cần có phương án sắp xếp nhân sự hợp lý, có thể sử dụng nhân lực có sẵn tại cửa hàng, hoặc thuê ngoài, nước đến chân không nhảy.

  • Phòng chống gian lận khi nhập kho

Bên cạnh đó, quá trình nhập hàng chắc chắn sẽ rất bận rộn, nhân viên của bạn có thể không bao quát được toàn bộ, đây là cơ hội cho những kẻ lợi dụng, âm mưu ăn trộm, ăn bớt. Bạn cần trang bị các phương tiện giám sát như camera hoặc máy quét để ngăn chặn điều này.

  • Chú ý đến địa điểm giao hàng

Khi nhập hàng, bạn cũng cần chú ý đến địa điểm nhận hàng không phải là kho hàng mà chỉ là nơi bốc dỡ hàng hóa. Chính vì vậy mà nó có những yêu cầu khác nhau, tùy thuộc vào từng loại hàng hóa. Nếu hàng hóa đóng trong thùng carton, hàng khô ráo thì nơi dỡ hàng không được ẩm ướt, có mái che. Quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi dỡ hàng về kho cũng phải nhanh chóng, thuận tiện.

Một số lưu ý trước khi đưa hàng vào kho:

  • Xác nhận số lượng hàng hóa thực tế với số lượng trên hóa đơn.
  • Kiểm tra tính toàn vẹn của hàng hóa, xem có dấu hiệu hư hỏng, rách hoặc biến dạng không.
  • Xác minh trọng lượng thực tế và đơn giá nếu cần thiết.

Nếu có vấn đề gì xảy ra với hàng hóa đã giao, bạn cần báo ngay cho nhà cung cấp để được giải đáp rõ ràng và có phương án phòng tránh. Đây là khâu chuẩn bị rất quan trọng trong quản lý hàng tồn kho, bạn cần thực hiện một cách cẩn thận và tỉ mỉ, tránh những sai sót dẫn đến những sai sót không đáng có.

2. Kiểm tra và định giá trong quản lý hàng tồn kho

lam-the-nao-de-quan-ly-hang-nhap-kho-tot-nhat1

Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho?

Một trong những khâu quan trọng trong quy trình quản lý kho bãi, hàng hóa được chuyển đến nơi nhận, sau khi đánh giá sơ bộ, bạn cần có những bước kiểm tra kỹ lưỡng hơn.

Thông thường, nhà cung cấp có thể gửi hóa đơn kèm theo danh sách hàng hóa có hóa đơn ngay trong lô hàng, nhưng cũng có người gửi email riêng cho bạn để tiện theo dõi. Việc bạn cần làm là đọc kỹ hóa đơn sau đó đối chiếu, đối chiếu với tình trạng thực tế của hàng hóa được giao. Đặc biệt:

  • Giá cả và các điều khoản mua bán trong thỏa thuận.
  • Số lượng hàng hóa nhận được.
  • Các thuộc tính của hàng hóa như: màu sắc, kích thước,… giống như mô tả và chúng có giống nhau không.
  • Sản phẩm có đạt chất lượng theo yêu cầu không?

Nếu có sự khác biệt so với thỏa thuận, bạn nên ghi lại và báo cáo với bên có trách nhiệm. Tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hụt không chỉ thuộc trách nhiệm của nhà cung cấp mà còn cả bên vận chuyển.

Đảm bảo rằng mọi thứ không khớp đều có lời giải thích xác đáng từ người chịu trách nhiệm. Vì sau khi ký kết bạn sẽ phải chịu mọi thiệt hại nếu phát hiện ra có vấn đề nên việc kiểm tra hàng hóa cần phải được coi trọng.

Một khâu quan trọng nữa trong việc nhập hàng là định giá cho sản phẩm. Một số cửa hàng nhỏ chọn cách dán nhãn trực tiếp lên sản phẩm. Những người khác dán nhãn giá trên kệ cho các sản phẩm cố định hoặc có giá biến động. Một số cửa hàng sử dụng mã vạch để kiểm soát thông tin và giá cả hàng hóa.

Khi dán nhãn giá trên sản phẩm, sau đây là một số nguyên tắc cần tuân thủ:

  • Không ghi thông tin quan trọng trên bao bì sản phẩm.
  • Nhãn nên được đặt ở phía bên phải của bao bì sản phẩm.

Nhãn giá các màu khác nhau cho các sự kiện, chương trình khuyến mãi khác nhau

hàng tồn kho

3. Còn hàng

Khi hàng hóa đã được nhập kho đúng theo các thỏa thuận, việc tiếp theo bạn cần làm là xếp chúng vào những vị trí thích hợp. Đối với những cửa hàng nhỏ lẻ hoặc khi đang cần hàng gấp, hàng hóa sẽ ngay lập tức được lên kệ, sẵn sàng để bán. Còn đối với những cửa hàng lớn, có nhiều hàng hóa thì hầu hết sản phẩm sẽ được để trong kho.

Bất kể quy mô nào, mỗi cửa hàng bán lẻ cần có một số lượng không gian bán hàng được chỉ định cho từng dòng sản phẩm hoặc danh mục hàng hóa cụ thể. Hàng hóa mới có thể gặp khó khăn trong việc phân loại. Người mua hàng và người quản lý cửa hàng có thể làm việc cùng nhau để xác định vị trí tốt nhất cho hàng hóa mới.

Không phải tất cả hàng hóa đều sẵn sàng được bán ngay khi đến nơi. Có những loại hàng nhập về dự trữ đến đúng mùa hoặc có kế hoạch khuyến mãi. Khi đến thời điểm thích hợp, hoặc mang chúng đến cửa hàng và bán chúng càng nhiều càng tốt, trong kinh doanh người tiên phong luôn có nhiều lợi thế. Một số lưu ý nhỏ khi vận chuyển hàng hóa:

  • Hạn chế tiếp xúc vật lý giữa các sản phẩm, tránh hư hỏng, biến dạng.
  • Khi sắp xếp hàng hóa cần thiết kế lối đi rộng rãi, lối thoát hiểm để đề phòng những trường hợp xấu hơn.
  • Ưu tiên các mặt hàng bán chạy nhất.

4. Phần mềm quản lý bán hàng giúp quản lý hàng tồn kho

Khi mọi thứ đã được sắp xếp theo thứ tự, lúc này bạn cần một công cụ giúp bạn quản lý tốt lượng hàng hóa trong kho, xem loại hàng nào đang có, hàng nào hết hàng, tình trạng hàng hóa ra sao. . kế hoạch xuất nhập hàng kịp thời. Lúc này, việc quản lý bằng sổ sách không còn tiện lợi và dễ xảy ra sai sót, vì vậy hãy sử dụng một phần mềm giúp bạn quản lý hàng tồn kho.

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý hàng tồn kho, mỗi phần mềm đều có những ưu nhược điểm riêng. Tùy theo mục đích và quy mô của cửa hàng mà bạn nên lựa chọn phần mềm phù hợp.

Với phần mềm quản lý kho Sapo POS còn cho phép bạn sử dụng online cũng như offline, đặc biệt là chức năng điều khiển từ xa trên máy tính bảng và điện thoại thông minh, giúp bạn kiểm soát quá trình kinh doanh mọi lúc mọi nơi.

Trên đây chúng tôi đã đưa ra một số kinh nghiệm giúp bạn quản lý hàng tồn kho một cách tốt nhất. Hi vọng sau bài viết này, việc nhập hàng sẽ không còn là nỗi lo của cửa hàng bạn.

Đọc tiếp: 15 cách hiệu quả để quản lý hàng tồn kho trong bán lẻ

[a2]

Tham khảo: sapo.vn, internet

admin